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  माइक्रोसॉफ्ट-वर्ड (Microsoft Word)  

                                                                  

वर्ड प्रोसेसिंग और माइक्रोसॉफ्ट-वर्ड का परिचय (Introduction to Word Processing & Microsoft Word)

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में आप कोई भी डॉक्यूमेंट (Document) तैयार कर सकते हैं; जैसे-पत्र | लिखना, प्रार्थना-पत्र लिखना, रिपोर्ट लिखना आदि । MS-Word इन कार्यों के लिए बहुत ही उपयोगी Package है  इसे प्रयोग करने के लिए आपको विण्डोज के प्रोग्राम ऑप्शन में जाकर इससे सम्बंधित कमाण्ड पर क्लिक करना होगा। वर्ड प्रोसेसिंग हमें टाइपिंग (Typing), एडिटिंग (Editing), फॉर्मेटिंग (Formatting) एवं किसी प्रकार के भी लिखित सामग्री को प्रिंट (Print) करने की सुविधा प्रदान करता है। हम दस्तावेजों को माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के माध्यम से सहेज (Save) कर रख सकते हैं। वर्ड प्रोसेसिंग (Word Processing) को अत्याधुनिक शार्टहैण्ड (Shorthand) तकनीक के प्रकार से भी देखा जा सकता है जिसका नाम कई बार मॉडिफाइड टाइपराइटर (Modified Computer) या कंप्यूटर के विशेष प्रसंग में कहा जाता है। माईकोसोफ्ट वर्ड एक वर्ड प्रोसेसिंग साफ्टवेयर (Software) है जो एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर Application Software) की श्रेणी में आता है इसे माईकोसॉफ्ट कम्पनी द्वारा विकसित किया गया है। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का मूल उद्देश्य लेटर टाइपिंग (Letter typing), रिपोर्ट्स (Reports) एवं विभिन्न प्रकार के डॉक्यूमेंट तैयार करना है। यह आपको आपके लैपटॉप (Laptop), पर्सनल कंप्यूटर (Personal Computer) या होम कंप्यूटर पर डेस्कटॉप पब्लिशिंग(Desktop publishing) की सुविधा प्रदान करता है।

क्विक एक्सेस टूलबार (Quick Access Toolbar)

अक्सर प्रयोग में लिये जाने वाले कमांडों (Commands) को एक सिंगल (Single) क्लिक पर काम में लेने के लिए बटन दर्शाता है। वर्ड में अक्सर प्रयोग में लिये जाने वाले कमांड सेव (Save), रीडू (Redo) एवं प्रिंट (Print) आदि है। क्विक एक्सेस टूलबार में आप अतिरिक्त बटन भी जोड़ सकते हैं।

यह टूलबार फाईल टैब (File Tab) के बगल में होता है। इस टूलबार में निम्न ऑप्शन्स होते हैं

   ❤ सेव (Save): फाईल को डिफाल्ट मोड में सेव करना- ( Ctrl+s)

   ❤अनडू (Undo): पिछली क्रिया को रद्ध करना - (Ctrl +z)

   ❤रिडू (Redo): पिछली क्रिया को पुनः सक्रिय करना - (Ctrl + y)

रिबन (Ribbon)

यह विभिन्न Tabs पर Commands को संगठित करता है और टॉपिक के आधार पर डॉक्यूमेंट कार्यों के लिए Commands के समूह बनाता है।

टैब्स (Tabs)

यह रिबन के शीर्ष पर दिखते हैं तथा प्रत्येक टैब एक गतिविधि को दर्शाता है जैसे पेज का लेआउट, इत्यादि ।

ग्रुप नाम (Group Name)

प्रदर्शित टैब पर सम्बंधित Commands के समूहों के नाम को दर्शाता है।

डायलॉग बॉक्स लांचर (Dialog Box Launcher).

रिबन पर मौजूद एक छोटा सा आइकॉन (Icon) जो कि ग्रुप नाम के दायीं तरफ होता है जिसको क्लिक करने पर डायलॉग बॉक्स (Dialog box) खुलता है।

स्टेटस बार (Status Bar)

यह बायीं ओर पेज व लाइन नंबर, शब्दों की संख्या एवं प्रफ (Proof ) बटन को दर्शाता तथा दायीं ओर का बटन विंडो के Look (रूप व आकार) को कण्ट्रोल करता है

व्यू आप्शन (View Options)

व्यू आप्शन में कुछ बटन समाहित है जिससे डॉक्यूमेंट का प्रिंट लेआउट (Print layout), फूल स्क्रीन रीडिंग (full screen reading), वेब लेआउट (web layout), आउटलाइन तैयार करना, ड्राफ्ट डॉक्यूमेंट को देखना इत्यादि शामिल हैं व Zoom in and zoom out से डॉक्यमेंट को बड़ा व छोटा करके भी देखा जा सकता है।

Zoom स्लाइडर (Zoom Slider)

यह Viewing area (दिखने वाले स्क्रीन क्षेत्र) को बढ़ाता व घटाता है।

वर्टीकल स्क्रोल बार (Vertical scroll Bar)

यह डॉक्यूमेंट को ऊपर व नीचे करने का कार्य करता है जिससे आप डॉक्यूमेंट के पूरे हिस्से को देख व पढ़ सकें|

टाइटल बार (Title bar)

यह डॉक्यूमेंट एवं प्रोग्राम के नाम को दर्शाता है।

फ़ाइल टैब (File Tab)

     ï  Save: जिस डॉक्यूमेंट पर आप कार्य कर रहे हैं यदि वह save किया हुआ नहीं है तो उसे save करने का अवसर प्रदान करता है

    ï  Save As: डॉक्यूमेंट को अलग फार्मेट्स जैसे वर्ड डॉक्यूमेंट, वर्ड 98-2003, वर्ड टेम्पलेट, पी.डी.एफ (PDF) आदि में सेव करने देता है।

    ï  Open: पहले से सेव किये हुए डॉक्यूमेंट को ओपन करने की सुविधा प्रदान करता है।

     ïClose: वर्तमान में खुले हुए डॉक्यूमेन्ट को बन्द करने एवं बाहर आने की सुविधा देता है।

   ï Info: वर्तमान डॉक्यूमेंट जिस पर आप कार्य कर रहे हैं उसके बारे में सूचना देता है व उस सूचना को सम्पादित करने तथा डॉक्यूमेंट का पासवर्ड बदलने के विकल्प प्रदान करता है।

    ï Recent: हाल ही में खोली गयी फाइलों को दुबारा खोलने का अवसर देता है। और ऐसी फाइल्स जो बार बार उपयोग में ली जा रही हो उनको पिन (PIN) करने में मदद करता है।

    ïNew: यह बटन नया डॉक्यूमेंट बनाने के काम आता है। इसमें ऑनलाइन टेम्पलेट में से कोई एक टेम्पलेट भी चुना जा सकता है।

   ïPrint: वर्तमान डॉक्यूमेंट को प्रिंट की सुविधा देता है। यह बटन प्रिंट प्रीव्यू (Print Preview) एवं प्रिंट सेटिंग (Print Setting) का अवसर भी देता है।

    ï Save & Send: यह ऑप्शन वर्तमान डॉक्यूमेंट जिस पर आप कार्य कर रहे हैं उसको सेव तथा सेंड करने के काम आता है जैसे Send as Attachment, Send as PDF, Send as Link, Send as XPS, Send as Fax, Send as Email आदि।

   ï  Help: ऑप्शन द्वारा माईक्रोसॉफ्ट ऑफिस के लिये हेल्प प्राप्त कर सकते है जैसे कि गेटिंग स्टार्टेड विद ऑफिस (Getting Started with office)

    ï  Options: माईक्रोसॉफ्ट ऑफिस प्रारंभ करना एवं ऑनलाइन हेल्प इत्यादि।

होम टैब (Home Tab) के अन्दर आने वाले ग्रुप

Clipboard Group

Cut (Ctrl+X) : इसमें हम किसी भी फोंट को एक स्थान से हटाकर दूसरे स्थान पर ले जा सकते हैं और जब वह फोंट अपने स्थान से हटता है तो उस प्रक्रिया को cut बोलते हैं

Copy (Ctrl+C) : इसमें जब हम फोंट को सिलेक्ट करके कॉपी कमांड पर क्लिक करते हैं तो वह फोंट उस स्थान पर एक छवि के रूप में रह जाता है और हम जिस दूसरे स्थान पर उस कॉपी को ले जाकर पेस्ट करते हैं तो वह font एक स्थान पर तो रहता ही है और दूसरे स्थान पर भी paste हो जाता है इसे हम कॉपी कमांड कहते हैं

Paste (Ctrl+V) : इसमें हम जब किसी पॉइंट को एक स्थान से कॉपी करते हैं तो उसे दूसरे स्थान पर छापने के लिए बेस्ट कमांड का प्रयोग करते हैं जिससे वह फोंट उस दूसरे स्थान पर भी प्रदर्शित हो जाता है इस प्रकार पेस्ट कमांड कार्य करती है

Format Painter (Ctrl+Shift+C): फॉरमैट पेंटर का प्रयोग इस प्रकार होता है कि जब हम किसी दूसरे font के साइज, कलर और स्टाइल को किसी दूसरे font के ऊपर डालना चाहते हैं तो पहले हम उस साइज,कलर औ स्टाइल वाले font पर क्लिक करते हैं फिर फॉरमैट पेंटर पर क्लिक करते हैं इस प्रकार एक Brush बनकर आता है जिसे हम किसी दूसरे font पर जब क्लिक करते हैं तो वह भी पहले जैसे फोंट वाले की तरह हो जाता है इस प्रकार फॉरमैट पेंटर कमांड एक font को उसी प्रकार से दूसरे font में बदलने का कार्य करता है एक font पर जो इफेक्ट है उसी को वह दूसरे font पर डालने का कार्य करता है

Font Group

Font (Ctrl+Shift+F): इसमें हम font लिखने के तरीके को अलग-अलग प्रकार से बदल सकते हैं इससे हमारा फोंट अलग-अलग लिखावट में दिखाई देता है जिसे हम कई प्रकार से बदल सकते हैं जैसे के उदाहरण के रूप में Arial font फोंट इसी प्रकार के कई और लिखावट के फोंट हैं जिसे हम लगाकर यूज कर सकते हैं

Font Size (Ctrl+Shift+P): इसमें हम font के साइज को बढ़ा सकते हैं और अपनी इच्छा अनुसार कम भी कर सकते हैं यदि हमें लिखावट के साइज को कम या ज्यादा करना है तो हम फोंट साइज का प्रयोग करते हैं

Grow Font (Ctrl+Shift+>):इसके द्वारा हम फोंट का साइज बढ़ा सकते हैं जहां तक हमें साइज बढ़ाना है हम ग्रो फोंट से वह साइज इंक्रीज याने बढ़ा सकते हैं

Shrink Font (Ctrl+Shift+<): इसके द्वारा हम फोंट का साइज जितना चाहे उतना छोटा कर सकते हैं और फोंट को जितना चाहे उतना श्रिंक फोंट के द्वारा  डिक्रीज करके छोटे से छोटा बना सकते हैं

Clear Formatting : यदि हमने कई प्रकार के डिजाइन वाले फोंट लिख रखे हैं और अब हम उन्हें साधारण लेखन की स्थिति में लाना चाहते हैं तो इस तरह की स्थिति में हम क्लियर फॉर्मेटिंग टूल का प्रयोग करते हैं क्लियर फॉर्मेटिंग के द्वारा सभी प्रकार के डिजाइन वाले फॉन्ट अपनी साधारण स्थिति में आ जाते हैं जो हमने शुरुआत में साधारण रूप में लिखा था

Font Color: फोंट कलर में हम टेक्स्ट याने लेखन अर्थात फोंट के कलर को बदल सकते हैं फोंट कलर में डिफॉल्ट कलर ब्लैक होता है इसलिए फोंट ऑटोमेटिक ब्लैक कलर में टाइप होता है फोंट कलर में कुछ स्टैंडर्ड कलर्स भी होते हैं जिन्हें हम यूज कर सकते हैं यदि हमें स्टैंडर्ड कलर में भी कोई कलर पसंद नहीं आता है तो हम मोर कलर्स में जाकर उसमें दुनिया का कोई सा भी कलर सिलेक्ट कर सकते हैं

Text Highlight Color: जिस प्रकार हम स्कूल में अपनी किताब के अंदर टीचर्स के बताने पर टेक्स्ट को हाइलाइटर के द्वारा हाईलाइट करते हैं उसी प्रकार इसमें भी टेक्स्ट को हाईलाइट करने के लिए कुछ कलर्स दिए गए हैं जिसके द्वारा हम बैकग्राउंड में टेक्स्ट को हाइलाइट कर सकते हैं जिससे कि वह टेक्स्ट हमें अलग से दिखाई दे  उदाहरण के लिए :- इस प्रकार

Change Case: मान लीजिए कि हमने कोई सेंटेंस कैपिटल लेटर में लिखा और अब हम उसे स्मॉल लेटर्स में करना चाहते हैं तो उसके लिए हम चेंज केस का प्रयोग करते हैं चेंज केस के अंदर लोअर केस होता है जो कैपिटल लेटर्स को स्मॉल लेटर्स में बदल देता है इसी प्रकार चेंज केस के अंदर 5 ऑप्शन होते हैं

       ï पहले ऑप्शन में सेंटेंस केस होता है जिसमें पैराग्राफ का पहला अक्षर अपर केस में हो जाता है

      ï  दूसरे ऑप्शन में लोअर केस होता है जिसमें हम सभी अल्फाबेट्स को स्मॉल लेटर्स में बदल सकते हैं

     ï तीसरे केस में हम अपरकेस यूज करते हैं जिसके अंदर हम अल्फाबेट को कैपिटल लेटर्स में बदल सकते हैं

      ï चौथे नंबर पर कैपिटलाइज इच वर्ल्ड होता है जिसके द्वारा हम प्रत्येक शब्द का प्रथम अक्षर कैपिटल कर सकते हैं

         ï  पांचवी केस में टॉगल केस होता है जिसके अंदर हम जितने भी सेंटेंस के अंदर कैपिटल लेटर्स हैं वह स्मॉल में बदल जाते हैं और जो स्मॉल लेटर्स है वह कैपिटल लेटर में बदल जाते हैं

Superscript(Ctrl+Shift++) : सुपर स्क्रिप्ट में हम किसी भी फोंट पर गणितीय विधियों की तरह घात लगा सकते हैं जैसे  A²+B²

Subscript(Ctrl++): सब स्क्रिप्ट में हम फोंट के नीचे घात का प्रयोग करते हैं जैसे हम जानते हैं कि पानी का सूत्र H2O होता है इस सूत्र को H₂O लिखने के लिए सब  Strikethrough : स्ट्राइक थ्रू का प्रयोग इसलिए किया जाता है कि यदि हमें किसी फोंट पर बीचोबीच लाइन डालनी है अर्थात उस फोंट को कटा हुआ दिखाना है जैसे कि किसी कंपनी में सुरेश नाम का व्यक्ति कार्य करता है अब यदि सुरेश की जगह हमें रमेश को रखना है तो हमें सुरेश का नाम कटा हुआ दिखाना है तो उसके लिए हम स्ट्राइक थ्रू का प्रयोग करेंगे जिससे कि सुरेश के नाम के बीचोबीच एक रेखा खींच जाएगी जिसे हम स्ट्राइक थ्रू बोलते हैं example: SURESH

Underline(Ctrl+U): अंडर लाइन में किसी भी font के नीचे एक लाइन खींची जाती है example : rajesh

Italic(Ctrl+I): इटैलिक में हमारा फोंट हम तिरछे रूप में लिख सकते हैं जैसे ही हम पूरे फोंट को सेलेक्ट करके इटैलिक पर क्लिक करेंगे तो हमारा फोंट थोड़ा सा तिरछा हो जाएगा example Krita

Bold(Ctrl+B): इसमें हम किसी भी फोन को डार्क कर सकते हैं बोल बोल्ड केबी बटन पर क्लिक करने पर वह फोंट डार्क हो जाता है इस प्रकार बोर्ड का प्रयोग किया जाता है example Krita

Paragraph Group

Bullets: इसमें हम किसी भी चिन्ह को सेंटेंस के आगे पॉइंट के रूप में प्रयोग करते हैं जिससे यह इंडिकेट होता है कि हर पॉइंट अलग-अलग लाइनों में विभाजित है उदाहरण के लिए हम कोई सा भी डिजाइन ले सकते हैं बुलेट के रूप में हम किसी फोटो को भी डाल सकते हैं उसके अलावा माइक्रोसॉफ्ट में दिए गए कुछ अलग से आइकंस भी हैं जिन्हें भी हम डाल सकते हैं इसके अलावा कई प्रकार के सिंबल का भी हम इस प्रकारïã प्रयोग कर सकते हैं

Numbering: इसमें जो भी पॉइंट्स डाले जाते हैं वह नंबर के रूप में स्टार्ट होते हैं जैसे 1234

Multilevel list: इसमें कोई भी चीज मल्टीलेवल से स्टार्ट होती है इसमें हर एक सेंटेंस पर अलग-अलग पॉइंट में निशान आते हैं जिसके द्वारा यह निर्धारित होता है कि पहले पॉइंट से दूसरा पॉइंट अलग है और कुछ हटकर है

Decrease Indent: इसमें हम किसी भी पैराग्राफ या फोन को बाय और ले जा सकते हैं जितनी बार हम उसको इंडेंट को क्लिक करेंगे उतनी बार वह बाईं तरफ सरकता जाएगा

Increase Indent: इसमें हम पैराग्राफ या लाइन को राइट साइड याने दाएं तरफ जितनी बार इंडेंट पर क्लिक करते जाएंगे उतनी बार ऊपर राइट साइड में सरकता जाएगा

Sort: इसमें हम डाटा को A टू Z अल्फाबेटिकली जमा सकते हैं इसे हम इंक्रीजिंग ऑर्डर बोलते हैं तथा यदि हमें डाटा को या अल्फाबेट्स को Z to A जमाना है तो उसे हम डिक्रीजिंग ऑर्डर बोलते हैं इस प्रकार से डाटा को सेट करने की यह प्रक्रिया सोर्टिंग कहलाती है

Show/Hide (Ctrl+Shift+*): इसमें हम किसी भी टेक्स्ट को छुपा सकते हैं और फिर उसको दोबारा देखने के लिए शो एंड हाइड टूल का इस्तेमाल करते हैं शो एंड हाइड टूल से हमें यह पता चल जाता है कि कौन सा टेक्स्ट किस जगह पर हाइड है हम उस text को आसानी से ढूंढ लेते हैं

Bottom Border : इस tool की सहायता से हम किसी भी टेक्स्ट के चारों और बॉर्डर डाल सकते हैं यदि हमें किसी भी टेक्स्ट के चारों और में से किसी भी एक तरफ लाइन डालनी है तो भी हम इस बॉटम बॉर्डर का प्रयोग करते हैं इससे किसी भी फाइल में या टेक्स्ट में बॉर्डर डालने का कार्य किया जाता है

Shading : इस tool की सहायता से हम किसी भी टेक्स्ट के बैकग्राउंड में कोई भी कलर डाल सकते हैं या फिर पूरे पैराग्राफ के बैकग्राउंड में भी अलग-अलग प्रकार के कलर डाल सकते हैं किसी भी लाइन को कलरफुल करने का कार्य भी इस शेडिंग टूल के द्वारा किया जा सकता है

Line Spacing : वर्ल्ड में जो भी लाइने हम टाइप करते हैं और लाइनों के बीच का गैप यदि हमें बढ़ाना होता है तो उसके लिए लाइन स्पेसिंग का प्रयोग किया जाता है लाइन स्पेसिंग में कई सारे ऑप्शन होते हैं जिसके द्वारा हम लाइन स्पेसिंग से बीच के गैप को कई गुना बढ़ा सकते हैं

संरेखण(Alignment): जिस तरह से पाठ(text) को पृष्ठ(Page) पर रखा जाता है उसे संरेखण कहा जाता है। आप पाठ(text) को बाएं(left)(Ctrl+L), केंद्रित(center) (Ctrl+E), दाएं(right) (Ctrl+R) और न्यायसंगत(Justify)(Ctrl+J) के रूप में संरेखित(Alignment) कर सकते हैं।आप अपनी जरूरत के हिसाब से अलग-अलग अलाइनमेंट चुन सकते हैं। उदाहरण के लिए, text center केंद्र को संरेखित(aligned) करने के लिए, text का चयन(select) करें और होम टैब के paragraph समूह से center पर क्लिक करें। इसी तरह, आप अपने text को बाएं(left), दाएं(right) या उचित (justified) रूप में संरेखित(align) कर सकते हैं।

Styles Group

Normal(साधारण): इसमें हम किसी भी फोंट या टेक्स्ट को जिस पर कोई भी स्टाइल लग रही हो उसे हम वापस से नॉर्मल याने साधारण अवस्था में ला सकते हैं

No spacing: इस ऑप्शन में लाइनों के बीच का गैप खत्म हो जाता है जिसे हम लाइन स्पेसिंग कहते हैं

Heading 1: हेडिंग 1 ऑप्शन का सबसे बड़ा फायदा यह है कि यदि हमने बहुत सारे नोट्स बनाए हैं और उन नोट्स पर हमने हेडिंग्स डाली हैं यदि उन सभी हेडिंग्स को सेलेक्ट करके हेडिंग्स ऑप्शन का प्रयोग किया है तो बाद में जब हमारा कार्य पूरा हो जाता है तो वह हेडिंग्स का कलर या स्टाइल या फोंट हम चेंज स्टाइल से एक ही बार में पूरी हेडिंग्स का स्टाइल फोंट कलर बदल सकते हैं

Heading 2: हेडिंग्स 2 में हम किसी भी हेडिंग की सब हेडिंग(Sub Heading) बना सकते हैं जिस प्रकार हम सबसे ऊपर हेडिंग डालते हैं और उसके नीचे एक छोटी हेडिंग बनाते हैं जिसे हम सब हेडिंग(Sub Heading) कहते हैं वह हेडिंग 2 में बनाई जाती है

Title: यदि हमें किसी भी चैप्टर(Chapter या Exercise) का टाइटल डालना है तो उसके लिए हम टाइटल ऑप्शन का प्रयोग करते हैं

Subtitle: यदि हमें किसी भी चैप्टर(Chapter या Exercise)  के टाइटल के नीचे एक छोटा टाइटल और डालना है तो वह कार्य हम सबटाइटल(Subtitle) के अंदर करते हैं 

Editing Group

Find: यदि हमें किसी चैप्टर पैराग्राफ या फाइल में किसी व्यक्ति विशेष का नाम ढूंढना है तब हम फाइंड बटन का प्रयोग करते हैं फाइंड ऑप्शन को खोलने के बाद उसमें आप किसी भी व्यक्ति का नाम ढूंढना चाहते हैं तो उस व्यक्ति का नाम लिखकर आप फाइंड ऑप्शन पर क्लिक कर दीजिए तो उस व्यक्ति का नाम आपके सामने प्रस्तुत हो जाएगा

Replace: यदि किसी पैराग्राफ चैप्टर या लाइन में कोई भी व्यक्ति जिसका नाम बदलकर हम को उसके स्थान पर किसी दूसरे व्यक्ति का नाम डालना है उसके लिए हम रिप्लेस ऑप्शन का प्रयोग करते हैं इस ऑप्शन के खुलने पर हम जिस व्यक्ति का नाम हटाना चाहते हैं उसका नाम पहले लिखते हैं और बाद में उसके स्थान पर किसी दूसरे व्यक्ति का नाम डालना चाहते हैं तो उसका नाम लिखकर हम रिप्लेस ऑप्शन पर क्लिक कर देते हैं

Select: यदि हमें पूरे पैराग्राफ को एक साथ सिलेक्ट करना है या पूरे पेज को या पूरे डाटा को एक साथ सिलेक्ट करना है तो हम सिलेक्ट ऑप्शन पर क्लिक करते हैं

इन्सर्ट टैब (Insert Tab) के अन्दर आने वाले ग्रुप